Comment remporter un appel d’offres dans le BTP ?

Comment remporter un appel d’offres dans le BTP ?

Qu’ils soient privés ou publics, les appels d’offres constituent une réelle plus-value pour les entreprises du BTP puisqu’ils génèrent du chiffre d’affaires de manière conséquente. Les exigences techniques des appels d’offres obligent à passer un certain temps dessus afin de maximiser ses chances. Il est donc essentiel de comprendre les principes des appels d’offres et les astuces pour les remporter. 

Un appel d’offres : c’est quoi ?

Avant toute chose, il est important de se demander si on répond à un appel d’offres public ou si on répond à un appel d’offres privé. Il est essentiel de connaître la différence pour bien comprendre vos prospects ou clients publics. 

Les appels d’offres publics dans le secteur du BTP

Un marché public est un contrat conclu entre deux parties : d’un côté, une structure publique voire une structure privée qui dépend d’une structure publique. Ce peut être une commune, une communauté d’agglomération, un service de l’Etat. On appelle cette structure un acheteur. De l’autre côté, on a un opérateur économique qui est dans la majorité des cas, une entreprise ou un groupement d’entreprises. De temps en temps, ce peut être  une association voire une structure publique.

Ce contrat va permettre à l’acheteur de répondre à son besoin en matière de travaux comme par exemple la création d’un parking, la démolition d’un bâtiment ou bien la construction d’une infrastructure de manière plus générale.

En contrepartie de la satisfaction de ce besoin par l’entreprise, l’acheteur public la rémunère sur la base d’un prix convenu à l’avance. En résumé, tous les achats effectués auprès d’un tiers par une structure publique pour répondre à ses besoins sont des marchés publics.

Un appel d’offre est donc une procédure qui est utilisée pour choisir la ou les entreprises qui vont exécuter le marché public. C’est donc la phase préalable à la signature du contrat. Cette procédure est utilisée seulement pour les marchés aux montants les plus élevés, notamment ceux qui dépassent fréquemment les 200 000 euros pour les services et 5 millions d’euros pour les travaux. Bien évidemment, les montants varient en fonction du type d’acheteurs. De plus, ils évoluent tous les deux ans. 

Les appels d’offres privés dans le secteur du BTP

Du côté des appels d’offres privés, la procédure est beaucoup plus allégée. Sur la base de critères prédéterminés, les marchés privés jugeront les candidats. Toutefois, il ne faut pas crier victoire trop tôt car décrocher un chantier privé n’est pas si facile qu’il n’y paraît. L’acheteur cible généralement l’entreprise de construction qu’il souhaite soumissionner. Tout ceci montre bien que le réseau représente un avantage certain pour décrocher un chantier privé. 

Une procédure stricte et réglementée

Cette procédure est particulièrement stricte. Les appels d’offres sont restreints par le pouvoir adjudicateur. La procédure doit être rendue publique sur certains sites internet bien précis, les délais de réponse sont encadrés. 

Ce n’est pas la seule procédure qui aboutit à la conclusion d’un marché public. En dessous de ces montants élevés, on retrouve une procédure adaptée, beaucoup plus souple et dont les conditions sont définies par l’acheteur lui-même.

Enfin, pour les marchés inférieurs à 25 000 euros, en respectant certains principes de base, les acheteurs n’ont même pas besoin de faire une mise en concurrence. S’ils le souhaitent, ils peuvent s’adresser à n’importe quelle entreprise et contracter directement avec elle. Tout dépend de leur politique interne.  

Si vous êtes dans une petite entreprise, vous serez plus fréquemment confronté à une procédure adaptée voire à une procédure sans mise en concurrence. Quelle que soit la procédure utilisée par l’acheteur public, si vous êtes sélectionné, vous concluez un marché public

Où trouver des appels d’offres dans le secteur du BTP ? 

La phase de recherche des annonces et des publicités est la première étape pour répondre aux marchés publics. Parmi les supports officiels, on retrouve : 

Il existe d’autres méthodes pour trouver des appels d’offres. Des sites spécialisés et des logiciels de veille permettent de regrouper les offres et les demandes afin de faciliter les échanges entre les entreprises principales, c’est-à-dire les donneurs d’ordre,  et les entreprises de BTP. Nous pouvons citer France Marché et Onaya par exemple. 

La dématérialisation des marchés publics dans le BTP

Depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance relative aux marchés publics, et ce, depuis le 1er octobre 2018, le marché public se dématérialise. Désormais,  tous les marchés publics sont dans l’obligation de rendre la candidature électronique obligatoire. 

La signature électronique 

La signature, initialement manuscrite, devient électronique. Elle est validée par le certificat obtenu auprès d’un prestataire de services de certification électronique (PSCE). Ce dernier est un organisme spécialisé ayant reçu sa qualification par un arrêté du ministre chargé de l’industrie. 

La facture électronique 

Le plan national de dématérialisation des marché publics prévoit de rendre les factures numériques obligatoires à partir de 2023 et elles deviendront généralisées au plus tard en 2025. Les entreprises devront songer à réaliser des factures électroniques pour se préparer aux nouvelles réglementations. Organilog chantier propose une solution de facturation à destination des professionnels du BTP. 

Les principales étapes du marché public dans le BTP 

Le dossier de consultation 

A partir du moment que  vous avez ciblé un appel d’offres de BTP, vous devez soumettre votre dossier d’appel d’offres. Vous devrez donc télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE). Vous pouvez le trouver sur le site internet du donneur d’ordre. Sinon, l’acheteur public vous envoie un email contenant le DCE. 

Le dossier comporte 3 documents : 

  • Un descriptif des prestations à réaliser
  • Le lieu d’exécution du marché, sa durée, la date prévisionnelle de début d’exécution.
  • Le règlement

Le mémoire technique 

A l’issue de l’étude du DCE, vous devez rédiger un mémoire technique. Vous devez donc présenter vos capacités techniques, professionnelles et financières. L’objectif est de démontrer à l’acheteur public que vous pouvez exécuter le marché, que vous êtes en capacité de réaliser les travaux. La candidature est en quelque sorte le CV de votre entreprise. 

Mettre en avant l’utilisation d’un logiciel de gestion comme Organilog chantier est un excellent moyen pour valoriser votre entreprise, et vous démarquer des autres.

Vous devez également présenter la manière dont vous allez exécuter le marché, vous décrivez votre organisation, votre méthodologie, vos devis et vos prix. Cela représente votre lettre de motivation. 

Après avoir constitué le dossier, Il vous est demandé de le transmettre à l’acheteur public selon les modalités décrites dans le dossier de consultation. Assurez-vous que tous les justificatifs soient présents et veillez à respecter les modalités comme par exemple, répondre avant la date et l’heure limite. 

Si on vous l’exige, vous devez transmettre votre dossier via le site internet sur lequel l’acheteur dématérialise ses marchés publics. Si vous ne respectez pas ces modalités, votre dossier ne sera pas examiné. 

Il existe des modèles de mémoire technique à télécharger gratuitement, ça vous facilitera la tâche tout en optimisant votre rédaction.

L’analyse des candidats et des offres 

Une fois que l’acheteur public réceptionne les dossiers des entreprises, il vérifie les capacités techniques, professionnelles et financières des candidats. Selon ses besoins, il procède à une élimination des candidats ne présentant pas les capacités suffisantes. 

La négociation 

Cette étape est facultative. L’acheteur, s’il le souhaite, négocie avec une ou plusieurs entreprises ayant répondu. La nature des négociations peut être sur l’organisation de la méthodologie retenue, des délais annoncés et évidemment du prix. Il est important de préparer en amont votre entretien et assurez-vous d’avoir des connaissances de base en négociation. 

La décision et la notification 

Si votre candidature a été retenue, l’acheteur public vous contacte pour valider certains points avec vous. Enfin, il vous demandera de signer le marché. Vous devenez alors titulaire du marché.

L’exécution du marché public 

Vous pouvez maintenant exécuter le marché selon les conditions prévues dans le dossier de consultations et l’offre que vous avez remise.

Conseils pour remporter un appel d’offres dans le BTP

Privilégiez les offres qui correspondent à vos attentes. Évitez donc de répondre à tous les appels d’offres que vous voyez. Vous gagnerez ainsi un temps précieux et augmentez vos chances de décrocher un marché. 

Adaptez votre mémoire technique en fonction des besoins de l’acheteur. Ce dernier doit pouvoir comprendre que vous avez compris son projet. Optimisez la taille de votre mémoire, il ne doit pas être trop long ni trop court. Évidemment, effectuez une relecture afin de cibler les fautes d’orthographe et autres erreurs. Mettre en avant votre logiciel de gestion

Respectez la date limite de l’envoi de votre dossier. Il serait dommage que tous vos efforts se soldent par un échec, causé par un simple oubli. Anticipez et prévoyez une marge de sécurité afin d’éviter d’être en incapacité de déposer votre candidature. 

Développez votre notoriété auprès des demandeurs. Il est essentiel de développer une relation de confiance afin de maximiser vos chances. N’hésitez donc pas à les contacter, dialoguer de vive voix avec votre interlocuteur est la meilleure solution pour instaurer un climat de confiance. 

Précisez que vous utilisez Organilog comme un atout pour la réalisation de projet. Ainsi vous vous démarquez de vos concurrents et maximisez vos chances d’être contacté par l’acheteur. A noter que si vous n’êtes toujours pas utilisateur d’Organilog, vous pouvez mentionnez que vous validerez votre abonnement une fois le contrat signé avec l’acheteur. 

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