En tant qu’employeur du BTP, la gestion du planning de votre personnel est déterminante. Elle est corrélée à l’organisation et directement la rentabilité de votre activité, à la fois en ce qui concerne l’administration, le bureau d’étude et le chantier. Comment optimiser la gestion du planning du personnel ? Voici quelques conseils !
Ce que l’optimisation d’un planning peut changer
L’organisation du planning de vos ouvriers est cruciale sur vos chantiers et dans vos bureaux. Elle a une influence directe sur le respect des délais, mais aussi sur la rentabilité de l’activité. Elle détermine également l’image renvoyée par l’entreprise à ses clients. Un calendrier bien élaboré, c’est la garantie de profits plus importants ! Plusieurs raisons à cela.
Le gain de temps
L’optimisation du planning permet d’abord d’améliorer les performances et la productivité de l’entreprise. Un cadre bien réfléchi constitue un facteur de motivation pour vos employés et a un effet bénéfique sur leur ponctualité. Le temps pris pour concevoir un planning cohérent est très vite rentabilisé.
Le planning est également déterminant pour assurer une gestion efficace des coûts et des délais. Son élaboration permet d’affiner le rôle de chacun de vos intervenants, de savoir à tout moment quelle est leur tâche, ce qui induit de piloter plus utilement leurs journées et donc de gagner de l’argent.
La gestion des imprévus
Le planning du personnel doit être suffisamment lisible pour permettre de gérer les imprévus. Or, dans le BTP, il y a systématiquement des impondérables : un imprévu mal administré génère du retard et fait perdre de l’argent.
Par exemple sur le chantier, les interventions des différents corps d’état sont reliées les unes aux autres. Le retard d’une entreprise provoque un effet boule de neige qui se répercute sur l’ensemble du projet. Un planning mal conçu ou mal suivi engendre des problèmes pour les autres acteurs. Il impacte ainsi les plans de la maîtrise d’œuvre et/ou de la maîtrise d’ouvrage. Le décalage lié à la désorganisation risque de gripper l’ensemble de la machine.
La fidélisation des clients
Une bonne organisation du planning permet de limiter les risques de travaux mal réalisés et de non-respect des délais. Or la fiabilité est un critère essentiel pour le choix des entreprises.
La qualité des ouvrages réalisés et le respect des délais constituent les clés pour conserver vos clients et vous assurer d’obtenir de nouveaux chantiers. Les maîtres d’œuvre ou les entreprises qui sous-traitent s’attachent à s’entourer d’entreprises fiables, à qui ils peuvent accorder toute leur confiance. L’enjeu de l’organisation d’un chantier est prépondérant pour la pérennité de votre entreprise.
Comment optimiser la gestion du planning du personnel ?
Sans méthode, établir son planning du personnel peut s’apparenter à un vrai casse-tête.
Les étapes de construction du planning du personnel
L’élaboration d’un planning du personnel nécessite de respecter plusieurs étapes. Voici le fil à suivre.
- Déterminez les grands objectifs du planning : ils permettent de visualiser et d’identifier les ressources requises pour les atteindre.
- Décomposez les tâches en sous-tâches : découper les tâches aide à les planifier de façon plus détaillée. Et donc par la suite à les suivre avec plus de précision. Cette étape facilite la compréhension du planning par les employés.
- Calculez la durée et les contraintes de chacune d’elles : pour chaque tâche (ou sous-tâche), choisissez une durée minimale, une durée pessimiste et une durée idéale. Indiquez également le degré de priorité de chacune d’elles.
- Attribuez les ressources choisies pour la réalisation de chacun des ouvrages : le planning doit permettre de visualiser ce que chaque employé doit faire. Il inclut aussi les jours de congés.
Le suivi du planning, clé de la rentabilité de l’entreprise
Le planning permet donc à chacun de savoir ce qu’il a à faire. Il est ensuite nécessaire de vérifier que chaque employé s’y tient, de façon à l’adapter en fonction.
Dans cette optique, la vérification du suivi du planning doit être réalisée de façon la plus régulière possible. Et d’autant plus à l’approche des phases critiques. Plus le planning est précis, plus il est facile de vérifier que les plages horaires sont respectées.
L’idéal est que le planning soit mis à jour en temps réel. Il permet de gérer les délais d’exécution et de faire le suivi financier de l’activité de l’entreprise.
Ce que peut vous apporter Organilog
Certains outils peuvent grandement vous simplifier l’élaboration et la gestion du planning du personnel. C’est le cas du logiciel Organilog, qui a été conçu pour établir un calendrier clair et efficace, ajustable à l’instant t. Voici quelques-unes parmi les nombreuses fonctionnalités de l’application !
Élaboration de plannings précis
Organilog permet de créer simplement des plannings plus ou moins complexes selon vos besoins. Selon les besoins, les plannings retracent le descriptif de chaque mission et de chaque poste. Ils peuvent être consultés en direct depuis les ordinateurs, les mobiles, ou encore les tablettes. Pour une transmission facilitée des missions.
Suivi et modification du calendrier en temps réel
Avec l’application, vous pouvez suivre la progression des travaux en direct et adapter les consignes, le cas échéant. Les employés sont alertés des modifications par le biais des notifications. De plus, vous pouvez retrouver les tâches terminées et archivées depuis n’importe quel accès.
Pointage des salariés depuis le mobile
L’application permet aux salariés de pointer depuis leur mobile, leur tablette ou leur ordinateur. Le logiciel tient ainsi compte des congés, des retards, ou encore des arrêts maladie. Vous avez la possibilité de réagir en temps réel !
Organilog est un logiciel complet qui permet également la gestion des contrats et des devis, la facturation, ou encore la gestion des stocks. Tout le nécessaire pour aider votre entreprise à s’assurer d’une organisation optimale !
