Tout savoir sur le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE)

Le secteur du BTP est soumis à de nombreuses règles auxquelles les entreprises doivent se conformer. Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est l’une d’elles. Le DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) est un document légal qui marque la fin de la partie travaux d’un projet. Il recense toutes les opérations réalisées sur un chantier et peut constituer un réel faire-valoir pour les entreprises de BTP. Bien souvent redoutée pour son aspect chronophage, la rédaction du DOE, souvent sous-évaluée, peut constituer un véritable atout pour une entreprise et garantir la pérennité de ses ouvrages. Que faut-il savoir sur le DOE ? Après la lecture de cet article, le dossier des ouvrages exécutés n’aura plus aucun secret pour vous !

Le Dossier des Ouvrages Exécutés : de quoi s’agit-il ?

Le dossier des ouvrages exécutés (DOE) est une pièce réglementaire élaborée à l’achèvement d’un chantier, et notamment utile pour faciliter le suivi des travaux. Il est remis au maître d’ouvrage lors de la livraison des travaux.

Quel est l’intérêt du DOE ?

Le DOE fait office d’inventaire de tous les travaux effectués sur un ouvrage et des éventuels travaux de maintenance à réaliser. Les détails qu’il renferme favorisent une compréhension technique du bâtiment, facilitent la réalisation des travaux de maintenance, etc. En cas de sinistre en rapport à une construction, le maître d’ouvrage peut fournir grâce à ce document des informations claires en vue de permettre à l’assureur d’appréhender facilement les dommages.

Le DOE : obligatoire ou contractuel ?

Que le DOE soit obligatoire ou contractuel, cela dépend du type de marché dans lequel l’ouvrage est exécuté. Ainsi, le dossier des ouvrages exécutés est obligatoire pour les chantiers réalisés pour des marchés publics et contractuel pour ceux exécutés pour des marchés privés. En outre, les termes de son élaboration sont définis dans le contrat lors de la signature du marché et doivent être respectés à la livraison des travaux conformément au CCAG et à la norme NF P 03-001.

Que contient le DOE ?

Le contenu du DOE peut varier selon que le document soit pour un marché public ou pour un marché privé. Selon l’article 40 du Cahier des Charges Administratives Générales (CCAG) et la norme NF P 03-001, respectivement dans les contextes des marchés publics et des marchés privés, le DOE doit comporter au minimum :

• les plans d’exécution de l’ouvrage ;
• la liste des équipements utilisés ;
• les notices de fonctionnement ;
• et des recommandations des fournisseurs pour la maintenance.

Cependant, il est également possible de compléter d’autres documents pour enrichir le contenu. Il s’agit notamment :

• des plans de récolement ;
• les fiches de données sécurité ;
• des notes de calculs des différents ouvrages ;
• les garanties offertes par les fabricants des équipements ;
• de la liste des formations nécessaires à l’utilisation des équipements, etc.

Vous l’auriez compris, plus qu’un simple document, le DOE est une compilation structurée d’informations en rapport avec l’ouvrage exécuté.

Comment rédiger le DOE ?

À bien des égards, la rédaction d’un DOE, particulièrement chronophage, est un exercice que redoutent de nombreux chefs d’entreprise. S’il y a peu de textes de références pour rédiger un DOE, chaque DOE est unique et rédigé à partir d’informations strictement en rapport avec l’ouvrage exécuté. En clair, un dossier des ouvrages exécutés se rédige au cas par cas selon les modalités déterminées dans le contrat.

Le document doit être fidèle à la prestation réalisée puisqu’il va être indispensable au moment de la maintenance et des restructurations éventuelles du bâtiment. Même si le CCAG et la norme NF P 03-001 désignent les éléments obligatoires à inclure dans le DOE, il faut noter que la rédaction d’un DOE se fait généralement de façon empirique.  

Qui est chargé de rédiger le DOE ?

La responsabilité de l’élaboration du Dossier des Ouvrages Exécutés incombe au maître d’œuvre. Pour constituer le document, celui-ci doit récupérer au fur et à mesure que le chantier évolue toutes les informations essentielles. Les différents intervenants sur le chantier (à savoir ; architectes, techniciens, ingénieurs, etc.) doivent rédiger et transmettre au maître d’œuvre les documents dont il a besoin pour le DOE. Une fois complètement rédigé, le maître d’œuvre doit transmettre le DOE au maître d’ouvrage afin que ce dernier le contrôle et s’assure que les travaux ont bel et bien été exécutés.

Sous quels formats peut-on rendre le dossier des ouvrages exécutés ?

Du maître d’œuvre jusqu’au client final en passant par les principaux intervenants du chantier, tout le monde doit disposer d’un exemplaire complet et conforme du DOE. Le DOE peut être traduit sur CD-ROM, clé USB ou en format papier. Toutefois, il existe également de nos jours plusieurs moyens pour concevoir un DOE en ligne, tout à fait dématérialisé. Il s’agit en l’occurrence des logiciels ERP Organilog.

Une version numérique aura tendance à faciliter la réalisation de votre dossier des ouvrages exécutés, à mieux conserver le DOE et à garantir un meilleur partage des documents entre tous les corps de métier.

Logiciel ERP : est-ce une méthode idéale pour dématérialiser DOE ?

Encore appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégrée), un ERP (Enterprise Ressource Planning) est un programme d’informations qui simplifie la gestion et le suivi des informations et des services opérationnels d’une entreprise. Il comporte plusieurs avantages :

• l’information est relayée par un éditeur unique ;
• l’unicité des informations est garantie puisque logiquement l’ERP n’a accès qu’à une seule base de données ;
• l’information est mise à jour en temps réel dans tous les modules lorsqu’il y a changement au niveau d’un module ;
• l’origine de chaque information peut être remontée et analysée facilement vu que le système garantit la piste d’audit ;
• l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise peut être couvert sauf si l’entreprise elle-même ne sélectionne que certains modules de l’ERP, etc.

L’utilisation d’un logiciel ERP va donc donner une vie numérique au DOE à travers une gestion simplifiée des informations et un suivi en temps réel au fur et à mesure que le chantier évolue. Cette méthode de numérisation offre une simplicité d’accès et favorise un partage sécurisé des différentes informations utiles à la constitution du DOE.

Utiliser un logiciel ERP tel que Organilog chantier constitue la meilleure option pour une société de BTP qui se veut compétitive. Cet outil regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’un chantier, notamment Devis, Facture, Planning, Pointage, etc.

Voilà ! Vous connaissez désormais l’essentiel sur le Dossier des Travaux Exécutés.