Le monde se digitalise et les entreprises l’ont bien compris. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises, notamment dans le secteur du BTP, font le choix d’utiliser un logiciel de facturation pour leur activité. Finis le temps des fichiers Excel et des feuilles gaspillées. Désormais, on retrouve une multitude de logiciels de facturation dédiés pour le BTP. Entre les avantages et les inconvénients de chacun, difficile de s’y retrouver.
L’importance d’un logiciel de facturation dans le BTP
Les limites des logiciels de gestion traditionnelles
Traditionnellement, les entreprises de BTP utilisent les tableaux Excel pour gérer la facturation. Cette solution n’est pas reconnue pour être intuitive et les erreurs de saisie sont parfois fréquentes. Le suivi d’un prospect est limité. Même s’il est facile d’insérer plusieurs lignes de commentaires, ces derniers ne sont pas datés automatiquement. De ce fait, le suivi est difficile et les litiges s’intensifient. Un autre inconvénient que présente Excel c’est l’absence de fonctionnalité d’ajout des pièces jointes. Par exemple, les devis et les cahiers de charges sont en incapacité d’être mis en pièce jointe sur un fichier Excel.
Tout s’est désagrément que présente le logiciel Excel ne sont rien face à la difficulté de créer un fichier selon un besoin spécifique. En effet, il est essentiel de créer un fichier pour chaque nouveau besoin à savoir un devis, la gestion des relances, des factures, des heures et bien d’autres. Retrouver un fichier spécifique coûte du temps et requiert une patience remarquable. Enfin, le logiciel Excel n’est pas ergonomique dans son utilisation. L’interface devient incompréhensible quand les colonnes et les feuilles de calcul se multiplient.
Pourquoi choisir un logiciel de facturation adaptée au BTP ?
Les logiciels dédiés à un besoin spécifique se multiplient sur le marché et deviennent l’alternative pour l’établissement et l’édition des devis et factures dans le secteur du bâtiment.
Toutes les tâches liées à la facturation sont directement automatisées. Tout type de calcul est automatiquement effectué, réduisant considérablement les erreurs. Vous assurez un suivi optimal de vos clients, puisque toutes les données utiles sont centralisées dans un seul et même logiciel. De ce fait, vous bénéficiez des relances automatiques qui permettent de gérer au mieux les retards de paiement et les impayés. La relation avec le client est plus saine puisque les risques d’erreur sont minimisés et les demandes des clients sont traitées plus rapidement. La satisfaction des clients est ainsi optimisée et les litiges deviennent un lointain souvenir.
Les logiciels de facturation gèrent également les acomptes et les différents taux de TVA. Auparavant, il était nécessaire de faire appel à une personne compétente dans la gestion de facturation. Désormais, toutes les tâches qui requièrent des connaissances spécifiques sont à la portée de tous.
Vous gagnez un temps précieux pour vous focaliser sur d’autres tâches essentielles. En termes d’argent, vous ressortez également gagnant. En effet, l’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet d’établir plus rapidement vos devis et factures en vous laissant le choix de personnaliser en fonction de vos besoins. Toutes les mentions obligatoires figurent automatiquement. Vous vous libérez ainsi des frais d’impression et d’envoi des factures par la poste puisque tout est envoyé par un mail. De plus, les paiements des factures se font rapidement avec un logiciel de facturation.
Comment choisir un logiciel de facturation pour le BTP ?
Les critères de choix
Il est important de bien déterminer ses besoins au préalable afin de s’assurer que le logiciel réponde bien à vos exigences. Faites un comparatif des différents logiciels que vous avez ciblé et voyez quelle fonctionnalité vous semble utile pour votre activité. Veillez à ce que le logiciel corresponde à la taille de votre entreprise, à votre budget et à votre système d’exploitation. Pour avoir accès aux fonctionnalités depuis votre smartphone, privilégiez les logiciels disponibles sur une application mobile.
Quel logiciel de facturation utiliser ?
Deux options s’offrent à vous :
- Vous faites le choix d’utiliser un logiciel gratuit pour réduire les coûts, mais vous êtes limité en termes de fonctionnalité.
Vous privilégiez un logiciel tout-en-uncomme le propose Organilog chantier, pour gérer la facturation tout en profitant d’autres fonctionnalités utiles à la gestion d’un chantier comme le Pointage et la gestion du planning.
